Case · takentreprenör i Stockholm
Från bokad tid till betald faktura, utan att någon skriver något två gånger.
Utsunda Byggnadsvård lägger tak och fasader. Arbetsledaren gjorde platsbesöket, fyllde kalkylen, skrev offerten, ringde ställningsfirman, jagade avtal och satte fakturan. Allt det sista är nu borta.
Resultat
5–6
fulla arbetsveckor per år, tillbaka till arbetsledningen.
Arbetsledaren gör fortfarande platsbesöket, tar drönarbilderna och fyller kalkylen — det är yrkeskunskapen. Allt som händer efter det sköts av automatiseringen, och han styr den genom att svara på mejl med ett ord.
Moment för moment
Vad som togs över, och vad som händer i stället.
| Moment | Nu |
|---|---|
| Projektuppstart: mappar, kalkylkopia, kundbekräftelse | Sker när tiden läggs i kalendern |
| Offert ur takkalkylen, med foton, situationsplan och omslagsbild | Ett ord i ett mejl |
| Avtalet till kunden för signering med BankID | Ett ord i ett mejl |
| Beställning till ställning, takläggare, container och bygghandel | Går ut vid signering |
| Avtal, bekräftelser och påminnelser till underentreprenörer | Sköts av sig självt |
| Bilder från arbetsplatsen vidare till kunden | Urval att säga ja till |
| Garantibevis och kallelse till besiktning | Sköts av sig självt |
| Delfaktura och slutfaktura med ROT-avdrag | Ligger färdiga som utkast |
| Sammantaget | 5–6 arbetsveckor per år |
Utöver detta kör automatiseringen varje morgon påminnelser om osignerade avtal, obesvarade beställningar och obetalda fakturor. Det arbetet gjordes tidigare när någon kom på det.
Så fungerar det
Ett ord i ett mejl styr hela kedjan.
Bokningen startar projektet
Tiden läggs in i kalendern. Projektet läggs upp, mapparna skapas, kalkylen kopieras och kunden får en bekräftelse.
”klar” ger en offert
När kalkylen är ifylld svarar arbetsledaren klar. Offerten byggs ur kalkylen, med drönarbilder och situationsplan, och kommer tillbaka som PDF för granskning. Svaret skicka skickar den till kunden för signering.
Signeringen beställer jobbet
När kunden har signerat går beställningarna ut till ställning, takläggare, container och bygghandel, med materiallistan bifogad. Underentreprenörerna svarar i sin vanliga chatt och får sina avtal automatiskt.
Besiktningen fakturerar
Bilder från arbetsplatsen samlas och skickas vidare till kunden efter ett ja. Efter godkänd besiktning ligger fakturaunderlaget med ROT-avdrag färdigt i bokföringen. Svaret skicka bokför och mejlar den.
Det svåra
Varje del går att köra för sig.
Ett byggprojekt hoppar sällan raka vägen. Kunden ändrar sig efter offerten, en underentreprenör föreslår ett annat datum, besiktningen blir underkänd. Därför är varje moment byggt som en egen del: går något fel tidigt i kedjan kan nästa del ändå köras, och den som arbetar får en fråga i stället för ett stopp.
Pengar rör sig aldrig av sig själv. Fakturor läggs som utkast och bokförs först när en människa svarar ja.
Boka ett samtal
Har du ett flöde som ser ut så här?
Berätta vad du gör mest av framför datorn. Vi säger vad som kan skötas utan dig.
Har du inget mejlprogram? Kopiera adressen: hej@tidsbyran.se